Cómo llevar un registro de los suministros de oficina

Cómo llevar un registro de los suministros de oficina ¿Se ha quedado sin tóner, papel y bolígrafos de impresión en la oficina o en el espacio de trabajo en momentos críticos? Aquí les daremos algunos consejos para que podáis hacer un seguimiento y manteneros al tanto de vuestros suministros de oficina.

Ya sea que trabaje en un edificio de oficinas o desde su casa, podrá controlar los suministros existentes y los que pronto se pedirán.

Haga una lista maestra detallada de los suministros

Esta lista es más que una simple lista de compras de papel, bolígrafos y cuadernos – ¡puede considerarse la lista definitiva!

Cree una lista detallada de todos los suministros de oficina que utiliza habitualmente, incluyendo la marca, el nombre, el número, el color y otros detalles del producto.

Tener todos los detalles en su lugar hará más fácil ordenar o reponer artículos, especialmente cuando es importante conseguir una marca o tipo de producto en particular.

Por ejemplo, podría anotar en su lista la marca y el tipo de tóner específico que necesita su impresora grande, de modo que no tenga que seguir comprobando los detalles cada vez que necesite un cartucho de repuesto.

Almacene los artículos en un lugar central.

Es mucho más fácil hacer un seguimiento de sus suministros de oficina cuando están almacenados en la misma área.

Si no tiene un área de suministros de oficina centralizada, podría considerar crear una en un estante, dentro de un armario o encima de un escritorio o mostrador no utilizado en la oficina.

Una vez que haya creado un área, puede organizar los elementos por frecuencia y uso.

¿Qué artículos tienen más probabilidades de ser utilizados diaria o semanalmente que mensuales o trimestrales?

Considere etiquetar los estantes de almacenamiento, canastas y contenedores para que todos sepan dónde encontrar los materiales que necesitan.

Programe una revisión de rutina de los suministros.

No espere a que sus suministros se agoten la noche antes de tener que imprimir una presentación gigante para un cliente!

Programe revisiones regulares de suministros para su oficina, ya sea semanal, quincenal o mensual, y tome nota de los artículos que necesitan ser reabastecidos.

También puede hacer un seguimiento de los suministros que se mueven más rápido (tendrá que pedir estos artículos con más frecuencia que otros), así como el nivel más bajo posible de suministros en los que puede funcionar antes de que necesite pedir más artículos.

Por ejemplo, es posible que descubra que una vez que llegue a la mitad de una caja de papel de impresión, es el momento de pedir varias cajas más.

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